Resumo

O objetivo do estudo foi complementar os princípios da NBR ISO 9001:2015 já utilizada na gestão do projeto "Sífilis Não" com boas práticas do Project Management Body of Knowledge (PMBOK) e também com a utilização de uma planilha eletrônica de acompanhamento para cada eixo, no intuito de monitorar e controlar a distância a sua execução. Para assim promover promoção da melhoria contínua, análise de erros, tomada de decisão e validação de novas propostas em inserção de gestão de mudanças.

Esse trabalho foi realizado com o intuito de promover soluções frente a necessidade de promoção da melhoria contínua, análise de erros, tomada de decisão e validação de novas propostas dentro dos macroprocessos presentes para a execução do projeto de pesquisa "Pesquisa Aplicada para Integração Inteligente Orientada ao Fortalecimento das Redes de Atenção para Resposta Rápida à Sífilis", desenvolvido pelo Laboratório de Inovação Tecnológica em Saúde (LAIS) da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN), na etapa de Monitoramento e Controle, de tal forma que fosse possível registrar o esforço empregado para as ações para que se possa compreender o real percentual de execução e para que se possa buscar melhorar processos ineficientes ou travados.

Tivemos a construção de uma planilha foi tendo como base boas práticas do PMBOK, sendo utilizada para acompanhar a execução das metas e atividade por Eixo. Também foram feitas discussões para sua usabilidade e promover a adoção de uma nova metodologia, onde efetivou-se uma Agenda para a realização de reuniões de Ponto de controle mensais/bimestrais com os representantes de cada eixo.

Esse relato obteve como principais resultados: O desenvolvimento e aplicação de uma ferramenta de monitoria e controle do Projeto Sífilis Não por eixos, bem como o desenvolvimento e aplicação de uma metodologia para o uso da ferramenta. Como efeitos da aplicação e do uso das Boas práticas do Guia PMBOK percebeu-se: A possibilidade de comparar o percentual real com o previsto, fornecer informações compiladas para relatórios e documentações e gerar uma visão rápida e macro do projeto; a compreensão da saúde do projeto, ao analisar encaminhamentos travados ou atividades que precisam ser analisadas por não estar com o percentual de execução conforme esperado; espaço para inclusão de ações corretivas ou preventivas; espaço para deliberar mudanças nas atividades do projeto; análise de riscos ao discutir os melhores caminhos institucionais ou interinstitucionais para a execução de uma ação ou para a mudança de uma atividade; fornecimento de previsões e atenção para buscar informações relevantes que não estão disponíveis; a manutenção de uma base de informações precisas e úteis sobre os produtos, serviços e resultados do projeto. Por fim, cumpre-se o intento original de criar condições capazes de promover a melhoria contínua, a tomada de decisão e a gestão de mudanças.

Como contribuição teórica, o relato indica que a adoção de princípios e normativas de promoção da qualidade na organização, bem como de boas práticas de projetos, ambas reconhecidas internacionalmente, geram benefícios nos processos de Monitoramento e Controle em Projetos de grande porte. Como contribuição metodológica, o relato demonstra as aplicabilidades de boas práticas em ferramentas de controle (planilhas eletrônicas) e metodologias para seu uso de forma conectada, integrada e próxima, bem como alguns efeitos provocados na organização. As planilhas e os processos de acompanhamento de encaminhamentos podem ajudar outras organizações.

O gerenciamento de um projeto de grande porte tem muita relevância no que se refere aos impactos sociais gerados pela efetiva realização do mesmo. Buscou-se aprimorar os recursos de acompanhamento, para que aspectos como coleta de requisitos, fluxos de dados, processo de comunicação, tornem-se cada vez mais fáceis de serem geridos, criando um ambiente participativo, preciso e sólido, como referência para outros projetos de âmbito nacional e outros possíveis trabalhos inspirados nesse relato técnico.

The objective of the study was to complement the principles of NBR ISO 9001: 2015 already used in the management of the project "Sífilis Não" project with good practices from the Project Management Body of Knowledge (PMBOK) and also with the use of an electronic spreadsheet for each axis , in order to monitor and control the distance to its execution. In order to promote continuous improvement promotion, error analysis, decision making and validation of new proposals for insertion of change management.

This work was carried out in order to promote solutions in view of the need to promote continuous improvement, error analysis, decision making and validation of new proposals within the present macroprocesses for the execution of the research project "Applied Research for Intelligent Integration Oriented to Strengthening of Attention Networks for Rapid Response to Syphilis ", developed by the Laboratory of Technological Innovation in Health (LAIS) of the Federal University of Rio Grande do Norte (UFRN), in the Monitoring and Control stage, in such a way that it was possible to register the effort used for actions to understand the real percentage of execution and to seek to improve inefficient or stalled processes.

We had the construction of a spreadsheet based on PMBOK good practices, being used to monitor the execution of goals and activity by Axis. Discussions were also held for its usability and to promote the adoption of a new methodology, in which an Agenda was held to hold monthly / bimonthly Control Point meetings with the representatives of each axis.

This report had as main results: The development and application of a monitoring and control tool for the Syphilis Project Not by axes, as well as the development and application of a methodology for the use of the tool. As effects of the application and use of the Good practices of the PMBOK Guide it was realized: The possibility of comparing the real percentage with the predicted, providing information compiled for reports and documentation and generating a quick and macro view of the project; the understanding of the health of the project, when analyzing referrals or activities that need to be analyzed for not having the percentage of execution as expected; space for including corrective or preventive actions; space to deliberate changes in project activities; risk analysis when discussing the best institutional or interinstitutional paths for carrying out an action or changing an activity; providing forecasts and attention to seek relevant information that is not available; maintaining a base of accurate and useful information about the products, services and results of the project. Finally, the original intention of creating conditions capable of promoting continuous improvement, decision making and change management is fulfilled.

As a theoretical contribution, the report indicates that the adoption of principles and norms to promote quality in the organization, as well as good project practices, both internationally recognized, generate benefits in the Monitoring and Control processes in large Projects. As a methodological contribution, the report demonstrates the applicability of good practices in control tools (spreadsheets) and methodologies for their use in a connected, integrated and close manner, as well as some effects caused in the organization. Spreadsheets and referral tracking processes can help other organizations.

he management of a large project has great relevance with regard to the social impacts generated by the effective realization of the same. We sought to improve the monitoring resources, so that aspects such as requirements collection, data flows, communication process, become increasingly easy to be managed, creating a participatory, precise and solid environment, as a reference for other projects nationwide and other possible works inspired by this technical report.