Resumo

O objetivo desse artigo é demonstrar a importância da comunicação nos projetos, tendo as competências conversacionais do gerente como uma habilidade indispensável para o sucesso, sendo primordial ter um planejamento das comunicações e saber lidar e comunicar as mudanças, atingindo a excelência do projeto.

Este trabalho evidência a importância da comunicação em gerenciamento de projetos, relatando dificuldades que existem nos mesmos, o qual um dos maiores problemas é a falta de comunicação entre os stakeholders. O estudo de caso analisado descreve que uma pequena falha em comunicação pode ocorrer em atrasos, frustrações e problemas financeiros prejudicando toda a estrutura do projeto em criação e seus envolvidos.

A abordagem metodológica do estudo é de forma quantitativo, do tipo descritiva. Foi analisado um problema de comunicação em uma empresa dentro de um estudo de caso. A complexidade dos projetos pode intensificar o papel da comunicação e do conhecimento da equipe devido a maior necessidade de coordenação e tomada de decisão. O estudo de caso analisado trata-se de uma obra alocada em uma cidade aproximadamente 400 km do escritório central na cidade de Sorriso, Mato Grosso do Sul. Esta obra é composta: estagiários, técnicos, engenheiro residente, mestre de obra, auxiliares de escritório, almoxarife e encarregados.

Neste estudo de caso relatasse uma situação em que o engenheiro é convocado para uma reunião na obra para rever alguns valores pagos pelos serviços de um empreiteiro em função de aumentos salariais da categoria, o problema foi discutido e o engenheiro residente levou ao conhecimento do diretor. O diretor da empresa analisou os dados e a situação do mercado de trabalho e aprovou o reajuste, as informações trocadas pelo diretor e o engenheiro residente foram por e-mail. No escritório central o setor que aprova as medições possui uma planilha de serviços e preços aprovado pelo diretor da empresa para pagamento. As informações sobre a mudança nos valores não foram encaminhadas ao setor responsável para ser atualizado. Não houve uma preocupação com o registro desse processo e a distribuição para os interessados. A medição de serviço desse empreiteiro foi enviada para pagamento que já estavam com os valores reajustados, foi verificado que não estavam de acordo com os valores acordados inicialmente da planilha, assim não encaminhando para pagamento, pois os valores não estavam corretos. A medição do empreiteiro não pode ser aprovada e encaminhada para pagamento pois quem estava ciente da mudança e poderia autorizar a aprovação não foi possível contatá-lo, o problema só foi resolvido no dia seguinte quando o engenheiro residente conseguiu contato e oficializou a atualização da planilha com a autorização do diretor. A falha no procedimento gerou atraso no pagamento dos colaboradores.

O gerenciamento de projetos é um instrumento para o acompanhamento e condução das atividades dos projetos, buscando resultado, dentro do tempo estabelecido e de acordo com o orçamento analisado (PMBOK, 2013). Para Heldman (2009, p. 51) constitui-se na “[...] aplicação de conhecimento, competências, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, com vista ao cumprimento dos requisitos em pauta”. Ele destaca também, que as instituições são altamente reconhecidas em termos de definições das melhores práticas de gerenciamento de projetos, além de trabalhar para apoiar e manter valores, éticas e padrões. Nesse sentido destaca-se que existe o Instituto de Gerenciamento de Projetos - Project Management Institute (PMI), que constitui-se em uma associação para ajudar os profissionais de quase todos os países do mundo, com o intuito de alcançarem a excelência no projeto através de metodologias (PMI, 2018). Alguns autores sustentam que o processo de comunicação está significativamente associado ao sucesso ou fracasso na atividade de projetos (PMBOK, 2013). Para Arantes (1998), a comunicação é a base para o desenvolvimento nas grandes empresas, somente por meio da comunicação eficaz é possível que dentro das organizações consigam atingir os objetivos planejados. Contudo, Ferreira (1996) identifica no processo de comunicação os seguintes elementos básicos: emissor, receptor, mensagem, canal, codificação/decodificação e feedback.

As organizações estão passando por um processo de transformação e inovação, assim a gestão de projetos vem ganhando espaço dentro das empresas, se estruturando para dar respostas eficazes e ágeis aos problemas que surgem no ambiente de trabalho, principalmente as que buscam um posicionamento de mercado.

The purpose of this article is to demonstrate the importance of communication in projects, having the manager's conversational skills as an indispensable skill for success, being essential to have a communications planning and to know how to deal and communicate the changes, reaching the excellence of the project.

This work highlights the importance of communication in project management, reporting difficulties that exist in them, which one of the biggest problems is the lack of communication between stakeholders. The analyzed case study describes that a small communication failure can occur in delays, frustrations and financial problems harming the entire structure of the project being created and its stakeholders.

The study's methodological approach is quantitative, descriptive. A communication problem in a company was analyzed within a case study. The complexity of the projects can intensify the role of communication and knowledge of the team due to the greater need for coordination and decision making. The case study analyzed is a work located in a city approximately 400 km from the main office in the city of Sorriso, Mato Grosso do Sul. , storekeeper and supervisors.

In this case study, he reported a situation in which the engineer is called to a meeting at the construction site to review some amounts paid for the services of a contractor due to salary increases in the category, the problem was discussed and the resident engineer brought it to the attention of the director The director of the company analyzed the data and the situation of the labor market and approved the readjustment, the information exchanged by the director and the resident engineer was by e-mail At the central office, the sector that approves the measurements has a spreadsheet of services and prices approved by the company's director for payment Information on the change in values ​​has not been forwarded to the responsible sector for updating There was no concern with registering this process and distributing it to interested parties The measurement of service of this contractor was sent for payment, which already had the adjusted values, it was verified that they were not in accordance with the values ​​initially agreed in the spreadsheet, thus not forwarding for payment, as the values ​​were not correct The contractor's measurement cannot be approved and sent for payment because whoever was aware of the change and could authorize the approval could not contact him, the problem was only solved the next day when the resident engineer was able to contact and officialized the spreadsheet update with the authorization of the director The failure in the procedure caused a delay in the

Project management is an instrument for monitoring and conducting project activities, seeking results, within the established time and in accordance with the analyzed budget (PMBOK, 2013). For Heldman (2009, p. 51), it consists of “[...] applying knowledge, skills, tools and techniques to project activities, with a view to meeting the requirements in question”. He also points out that the institutions are highly recognized in terms of defining the best project management practices, in addition to working to support and maintain values, ethics and standards. In this sense, it stands out that there is the Project Management Institute - Project Management Institute (PMI), which is an association to help professionals from almost all countries in the world, in order to achieve excellence in the project through of methodologies (PMI, 2018). Some authors maintain that the communication process is significantly associated with the success or failure of the project activity (PMBOK, 2013). For Arantes (1998), communication is the basis for development in large companies, only through effective communication is it possible that within organizations they can achieve the planned objectives. However, Ferreira (1996) identifies the following basic elements in the communication process: sender, receiver, message, channel, encoding / decoding and feedback.

Organizations are undergoing a process of transformation and innovation, so project management has been gaining space within companies, structuring themselves to provide effective and agile responses to problems that arise in the work environment, especially those that seek market positioning.