Resumo

O objetivo deste relato técnico é mostrar a importância das empresas utilizarem as áreas de conhecimento da área de gestão de projetos e poder utilizar um Escritório de Gestão de Projetos para aprimorar e otimizar os processos de maneira mais eficiente e eficaz e mostrar ao leitor a possibilidade de utilização de um Escritório de Gestão de Projetos em qualquer tipo de empresa, sendo ela de pequeno porte ou não, independentemente do valor do investimento de cada projeto.

O presente relato técnico tem por objetivo apresentar um estudo embasado na experiência profissional e prática de um dos autores, que atualmente é aluno de um programa de mestrado. A partir da disciplina de gestão de projetos deste programa de mestrado é que surgiu a oportunidade de escrever com os demais autores a respeito do tema. E assim, poder retratar uma experiência profissional em um trabalho desta natureza e que tem por objetivo ajudar interessados na área de gestão de projetos e suas competências a terem um melhor entendimento da aplicação de um Escritório de Gestão de Projetos baseado em um caso prático vivenciado.

Projetos de amplitude como este da Fábrica de Celulose Gaúcha em regra são direcionados às empresas experientes e com ampla atuação no segmento, a exemplo da Indústria de Caldeiraria Pesada, e que já cuidaram de processos de fabricação similares. Estas empresas precisam ter em sua estrutura uma equipe de Gestão de Projetos com Know-how e expertise, assim como as demais equipes envolvidas. Se a Indústria de Caldeiraria Pesada não fosse qualificada, ela poderia ter comprometido todo a entrega dos maquinários, porque, em algum momento, alguma falha poderia ter ocorrido e comprometido todo o resultado esperado. As hipóteses de falhas e riscos eram grandes. Poderiam ter ocorrido problemas em toda a cadeia deste processo, desde o momento de esmiuçar o projeto para a obtenção de dados através de ferramentas como Estrutura Analítica de Projeto, cronograma, MSProject, e posterior as rotinas de programações de compras, produção, financeiro e a entrega final dos equipamentos no site para a montadora. Se o Escritório de Gestão de Projetos da Indústria de Caldeiraria Pesada tivesse competências aquém das necessárias ao projeto, poderiam ter ocorrido o risco de produzir alguns ou todos os equipamentos com qualidade inferior ou com especificações equivocadas, que iriam comprometer a performance de funcionamento de produção de celulose, da nova planta fabril da Fábrica de Celulose Gaúcha.

A experiência vivenciada na participação deste projeto deixa como aprendizado que projetos que seguem a metodologia de gestão de projetos tendem a ter sucesso como este relatado, pois o projeto em questão foi executado dentro dos prazos previstos no cronograma inicial, os custos ficaram dentro do previsto e fez com que a empresa Indústria de Caldeiraria Pesada obtivesse algo que sempre é requerido pelos diretores das empresas, ou seja, o projeto deixou resultados financeiros positivos, o que, consequentemente, trouxe satisfação tanto para a Indústria de Caldeiraria Pesada quanto para empresa finlandesa e, principalmente, a Fábrica de Celulose Gaúcha, que não sentiu impacto algum por parte deste sistemista. Ainda é possível destacar que o resultado de sucesso deste projeto abriu portas para novas oportunidades comerciais. A importância de se monitorar constantemente o projeto e ter a cultura de registrar fatos importantes, fazer reportes constantes aos patrocinadores do projeto, assim como ter a cultura de ao final dos projetos fazer o registro de lições aprendidas, para que possíveis anomalias possam ser tratadas e que problemas que já ocorreram não se repitam em próximos projetos.

Segundo o PMBOK (2017) todas as áreas de gestão de projetos precisaram ser exploradas e implantadas pelo Escritório de Gestão de Projetos da Indústria de Caldeiraria Pesada. Todas as fases que envolvem um projeto foram observadas e usadas como referencial técnico da equipe. As etapas/fases que foram seguidas com muito comprometimento e profissionalismo, pela equipe da Indústria de Caldeiraria Pesada para poder atender com eficiência as exigências da Fábrica de Celulose Gaúcha. Foi preciso uma profunda compreensão da dimensão do empreendimento da Fábrica de Celulose Gaúcha por ambas as equipes para determinar o escopo unilateral de cada projeto pois o projeto foi dividido em 5 grandes estações e a Indústria de Caldeiraria Pesada ficou responsável por produzir uma delas: a planta da celulose. Cada empresa, após realizar seu planejamento individual, integrou suas informações ao Escritório de Gestão de Projetos da outra, para que as atividades fossem validadas e os pontos omissos ou que haviam interposição de atividades críticas fossem sincronizados.

Um Escritório de Gestão de Projetos é importante para corporações que tem seu enfoque na busca do sucesso e na melhoria de seus resultados, pois ao melhorar as habilidades e competências, agrega-se valor a tudo que contribuí para que outros profissionais e/ou estudiosos, aprendam e evoluam com as experiências passadas e se tornem mais preparados para as demandas do mercado, haja vista a atual conjectura de um mercado competitivo, veloz e globalizado; onde não há espaço para o amadorismo tampouco para correr riscos não mensuráveis.

The objective of this technical report is to show the importance of companies to use the knowledge areas of the project management area and to be able to use a Project Management Office to improve and optimize processes more efficiently and effectively and to show the reader the possibility of using of a Project Management Office in any type of company, whether small or not, regardless of the investment value of each project.

This technical report aims to present a study based on the professional and practical experience of one of the authors, who is currently a student in a master's program. It was from the project management discipline of this master's program that the opportunity arose to write with the other authors on the subject. And so, being able to portray a professional experience in a work of this nature and which aims to help those interested ones in the area of project management and their skills to have a better understanding of the application of a Project Management Office based on a practical case.

Large projects like this one at Fábrica de Celulose Gaúcha are usually aimed at companies with extensive experience in the segment, such as Indústria de Caldeiraria Pesada, which have already taken care of similar manufacturing processes. These companies need to have in their structure a Project Management team with Know-how and expertise, as well as the other teams involved. If Indústria de Caldeiraria Pesada was not qualified, it could have compromised the entire delivery of the machinery, because, at some point, some failure could have occurred and compromised the entire expected result. The chances of failure and risk were high. Problems could have occurred in the entire chain of this process, from the moment of scrutinizing the project to obtain data through tools such as Analytical Project Structure, schedule, MSProject, and later the routines of purchasing, production, financial schedules and the final delivery of equipment on the site to the automaker. If Indústria de Caldeiraria Pesada´s Project Management Office had competencies below those required for the project, there could have been a risk of producing some or all equipment of inferior quality or with wrong specifications, which would compromise the production performance of cellulose, from the new manufacturing plant at Fábrica de Celulose Gaúcha.

The experience of participating in this project shows that projects that follow the project management methodology tend to be successful as reported, since the project in question was carried out within the deadlines provided for in the initial schedule, the costs were on schedule and Indústria de Caldeiraria Pesada obtained something that is always required by the directors of the companies, in other words, the project left positive financial results, which, consequently, brought satisfaction for both, Indústria de Caldeiraria Pesada and for the Finnish company and, mainly, for Fábrica de Celulose Gaúcha, which did not feel any impact by this systemist. It is still possible to highlight that the successful result of this project opened doors to new commercial opportunities. The importance of constantly monitoring the project and having the culture of recording important facts, making constant reports to the project sponsors, as well as having the culture of recording the lessons learned at the end of the projects, so that possible anomalies can be addressed and that problems that have already occurred will not be repeated in future projects.

According to PMBOK (2017), all areas of project management needed to be explored and implemented by the Project Management Office of the Indústria de Caldeiraria Pesada. All phases involving a project were observed and used as a technical reference for the team. The steps / phases that were followed with a lot of commitment and professionalism, by the Indústria de Caldeiraria Pesada´s team in order to efficiently meet the requirements of the Gaúcha Pulp Factory. It was necessary to have a deep understanding of the dimension of Fábrica Gaúcha de Celulose ´s project by both teams to determine the unilateral scope of each project as the project was divided into 5 large stations and Indústria de Caldeiraria Pesada was responsible for producing one of them: the plant of cellulose. Each company, after carrying out its individual planning, integrated its information to the Project Management Office of each other, so that the activities were validated and the missing points or that had critical activities interposed were synchronized.

A Project Management Office is important for corporations that focus on the pursuit of success and the improvement of their results, because by improving skills and competences, value is added to everything that contributes to other professionals and / or scholars, learn and evolve from past experiences and become more prepared for the demands of the market, given the current conjecture of a competitive, fast and globalized market; where there is no room for amateurism or taking unmeasured risks.