Resumo

O estudo teve como objetivo aprimorar os processos de compras públicas do IFAP, utilizando o modelo de Gestão por Processos de Negócio (BPM) para reduzir tempo e custos operacionais, além de aumentar a transparência administrativa.

Foi criado um guia digital que organiza todas as fases da contratação pública, da demanda à gestão contratual, em modelagem de processos. A análise de 54 instituições revelou fluxos apenas parciais; o guia supre essa lacuna alinhando documentos à Lei 14.133/2021.

A metodologia foi aplicada, descritiva e qualitativa, envolvendo pesquisa bibliográfica, análise documental e benchmarking em instituições federais. Produziram-se diagramas BPMN 2.0 (AS-IS), modelo TO-BE alinhado à Instrução de Procedimentos para o Planejamento das Contratações (IPPC/AGU-MGI) e um Guia Digital.

O diagnóstico revelou gargalos nos fluxos de compras do IFAP, com retrabalho, atrasos e falta de padronização. Verificou-se que a fase interna prolongada impacta o tempo total das aquisições e que muitas instituições federais divulgam apenas fluxos parciais do planejamento.

Contrução de um Guia Digital e Procedimentos, que facilitam o acesso às informações de compras e reduzem custos. Teoricamente, o estudo confirma a aplicabilidade da BPM no setor público, sobretudo nas aquisições, apontando caminhos para aprimorar a administração.

A pesquisa contribui para ampliar a transparência, fortalecer o controle social e otimizar o uso de recursos públicos. Para a gestão, disponibiliza Guia Digital e Procedimentos que reduzem retrabalho, integram setores, padronizam procedimentos e asseguram conformidade com a Lei 14.133/2021.

The study aimed to improve IFAP’s public procurement processes by applying the Business Process Management (BPM) model to reduce operational time and costs while also increasing administrative transparency.

A digital guide was created to organize all stages of public procurement, from demand to contract management, through process modeling. The analysis of 54 institutions showed only partial flows; the guide addresses this gap by aligning documents with Law 14.133/2021.

The methodology was applied, descriptive, and qualitative, involving bibliographic research, document analysis, and benchmarking in federal institutions. BPMN 2.0 diagrams (AS-IS) were produced, along with a TO-BE model aligned with the Procurement Planning Procedures Instruction (IPPC/AGU-MGI) and a Digital Guide.

The diagnosis revealed bottlenecks in IFAP’s procurement flows, with rework, delays, and lack of standardization. It was found that a prolonged internal phase impacts the total acquisition time, and many federal institutions disclose only partial planning flows.

Construction of a Digital Guide and Procedures that facilitate access to procurement information and reduce costs. Theoretically, the study confirms BPM’s applicability in the public sector, especially in acquisitions, pointing to practical pathways for improving public administration.

The research contributes to greater transparency, strengthens social oversight, and optimizes the use of public resources. For management, it provides a Digital Guide and Procedures that reduce rework, integrate departments, standardize processes, and ensure compliance with Law 14.133/2021.